Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Мысль этого материала родилась на упражнениях, которые создатель этих строк проводил для юзеров Word в одной окологосударственной организации. Служащих переводили на новейшую версию программки – тогда еще 2007-ю. Сильное воспоминание на меня произвел тот факт, что хорошая половина вопросов касалась конфигурации умолчаний новейшей версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красноватой строчки, размеров полей, нумерации страничек и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская аннотация по ведению делопроизводства, с которой совсем не вязались начальные опции программки.

Чтоб убедиться в распространенности этой задачи, довольно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите перечень нормативных актов самых различных русских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы агрессивно предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать конкретно Times New Roman и ничего другого. Любопытно, знают ли об этом рекламщики Microsoft, которые в 2-ух последних версиях отказались от  самого возлюбленного в Рф шрифта как стандартной опции российского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, возлагаем надежды, поможет вам при переходе на новейшую версию программки – Microsoft Word 2010. При помощи этих советов вы можете резвее отыскать самые нужные опции и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два принципиальных происшествия:

Многие препядствия в Word можно разрешить несколькими различными методами. Полностью может быть, что другие создатели предложат совсем другие рецепты решения тех же заморочек. Это не должно смущать.
Описываемые тут конфигурации лучше заносить в той очередности, в какой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по дефлоту

Требование набирать все документы только шрифтом Times New Roman встречается практически во всех узнаваемых создателю русских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давнешние времена поэтому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Но с 2007 года поведение программки поменялось: в 2-ух последних версиях Word по дефлоту употребляет для обыденного текста шрифт Calibri.

Чтоб поправить этот недочет, идеальнее всего сделать и установить по дефлоту новейшую шрифтовую тему. Для этого: 

Сделайте новый пустой документ со стандартными опциями. Это можно сделать, к примеру, нажав в окне Word жаркую кнопку либо выбрав команду Файл – Сделать – Новый документ.
Изберите команду ленты Основная – Поменять стили – Шрифты – Сделать новые шрифты темы.
В показавшемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обыденного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, к примеру, окрестили ее Русская) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте конфигурации.
Вновь войдите в меню Основная – Поменять стили – Шрифты, удостоверьтесь, что новенькая шрифтовая схема появилась в перечне, и изберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
Снова вызовите меню Основная – Поменять стили и изберите команду По дефлоту. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех следующих документов схему, которую вы на прошлых шагах сделали и зафиксировали для текущего документа.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели сделать в Word 2010 до внесения этих конфигураций, шрифтовую схему необходимо поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние меж строчками текста

Обычно, не считая наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. В большинстве случаев документы нужно набирать 14-м размером, пореже – 13-м либо 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по дефлоту.

Схожая ситуация и с расстояниями меж строчками текста. В нормах делопроизводства обычно бытует одинарный либо полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Не считая того, Word 2007-2010 делит стандартные абзацы интервалами в 10 пт – это русские нормы вроде не отторгают, да и не приветствуют.

Чтоб облегчить изменение этих умолчаний, создатели Word 2010 добавили новейшую команду на вкладку Основная в меню Поменять стили. Диалог, в который приведет нас  эта команда, существовал и ранее, но добираться до него сейчас удобнее. Воспользуемся этим:

Сделайте новый пустой документ со стандартными опциями. Это можно сделать, к примеру, нажав в окне Word жаркую кнопку либо выбрав команду Файл – Сделать – Новый документ.
Изберите команду ленты Основная – Поменять стили – Интервал меж абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца. Раскроется вкладка По дефлоту диалога Управление стилями (рис. 2).
На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 надлежащие характеристики выделены рамками.
Непременно установите тумблер В новых документах, использующих этот шаблон.
Примените конфигурации нажатием кнопки OK.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Рис. 2. Вкладка По дефлоту диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы меж абзацами и меж строчками в абзаце.

Если вы – юзер исходного уровня и оформляете документы только «вручную» (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Основная), на этом можно перейти к последующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после обрисованных конфигураций придется также провести проверку применяемых стилей на правильность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, возможно, представляете, что они могут достаточно трудно связываться меж собой. Время от времени внесение конфигураций в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у каких вообщем нет «родителей». Исследовав эти связи, вы просто поймете, почему после вышеперечисленных конфигураций в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились «сами собой», в других – нет. Там, где не поправились, это нужно сделать вручную. К примеру, ручной «доводки» потребуют интегрированные заглавия Word (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

Хоть каким комфортным вам методом вновь сделайте новый пустой документ со стандартными опциями.
На вкладке Основная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который необходимо поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в показавшемся контекстном меню изберите пункт Поменять. Раскроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке интегрированных заголовков тут заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в Рф заглавия почаще центруют, а не сглаживают на лево, как это вначале делает Word).
Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню изберите команду Абзац. Раскроется диалог, в каком переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
Возвратившись в диалог Изменение стиля (рис. 3), непременно установите в нем тумблер В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций
Прирастить набросок

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая «возня» со стилями – это излишние препядствия. Но если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, издержки сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации стремительно окупятся.

Примечание. Въедливые знатоки программки, может быть, произнесут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет стремительно привести стили к тому виду, который по дефлоту употреблялся в Word 2003. Создатель этих строк знает о таковой команде, но не рекомендует на нее полагаться. Стили Word 2003 были поближе к обычным нормам русского делопроизводства, но тоже полностью им не соответствовали. Потому их все равно придется инспектировать и редактировать.

3. Приводим поля странички к установленной норме

По дефлоту Word 2010 делает документы, в каких левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Но нередко в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. К примеру, могут встречаться числа, взятые из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям заведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка странички в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но конкретно этих значений там нет.

Чтоб не приходилось поменять поля в каждом новеньком документе, проделайте последующее:

Сделайте новый пустой документ со стандартными опциями. Это можно сделать, к примеру, нажав в OKне Word жаркую кнопку либо выбрав команду Файл – Сделать – Новый документ.
Перейдите на вкладку ленты Разметка странички и в группе Характеристики странички изберите команду Поля – Настраиваемые поля. Раскроется вкладка Поля диалога Характеристики странички (рис. 4).
В открывшемся диалоге установите нужный размер полей.
Когда поля заданы, непременно нажмите кнопку По дефлоту в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля поменяются исключительно в текущем документе, а не в шаблоне, на базе которого будут создаваться следующие новые документы.
Закройте диалог нажатием кнопки OK.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Характеристики странички.

 Если вы создаете документы на базе других шаблонов, подобные деяния необходимо выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красноватой строчкой

В русских организациях и учреждениях принято сглаживать обыденный текст документов по ширине странички, а первую строчку каждого абзаца начинать отступом («красноватой строчкой»). В почти всех инструкциях задана величина такового отступа  – обычно 1,25 см.

Начинающие юзеры такое форматирование обычно создают вручную. Для выравнивания по ширине употребляется кнопка в группе Абзац вкладки Основная либо жгучая кнопка . Отступ обычно делают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который ориентирован острием вниз. Ленивые обходятся нажатием сначала абзаца кнопки – при стандартных настройках она сдвигает текст на лево как раз на 1,25 см. Но если вы желаете, чтоб ваши документы были осторожными и прогнозируемыми, вернее воплотить такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько методов. А именно, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красноватая строчка, которая глубоко запрятана в недрах программки. Но, пожалуй, проще и резвее сделать новый свой стиль. Ах так это делается:

Сделайте новый пустой документ со стандартными опциями. Это можно сделать, к примеру, нажав в окне Word жаркую кнопку либо выбрав команду Файл – Сделать – Новый документ.
В сделанном документе наберите абзац случайного текста.
Выделите абзац, перейдите на вкладку Основная и в галерее экспресс-стилей удостоверьтесь, что абзацу присвоен стиль Обыденный. Если это не так, установите ему конкретно Обыденный. Строго говоря, этот шаг необязателен, но в предстоящем создание нового стиля на базе Обыденного, а не какого-нибудь другого стиля, облегчит форматирование (в особенности если ваш документ попадет к юзеру, который применяет более утонченные приемы дизайна).
Вполне оформите абзац. В нашем случае следует установить выравнивание по ширине при помощи соответственной кнопки вкладки Основная, а отступ первой строчки – при помощи верхнего треугольника линейки. На рис. 5 эти элементы управления выделены. Кнопку в данном случае лучше не использовать, если вы точно не понимаете метода ее деяния. По мере надобности обусловьте другие характеристики абзаца.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Рис. 5. Выделенные элементы управления позволяют стремительно выровнять абзац по ширине и снабдить его красноватой строчкой.

Когда абзац приведен к хотимому виду, установите в него курсор и из контекстного меню вызовите команду Стиль -  Сохранить выделенный кусок как новый экспресс-стиль.  Появится диалог Создание стиля.
В диалоге Создание стиля обусловьте имя стиля, к примеру, КрСтр. По способности давайте своим стилям наименования длиной менее 5-6 знаков, по другому их неловко различать в галерее стилей.
Нажмите кнопку Поменять, которая приведет вас в подробный диалог опции стиля.
В подробном диалоге Создание стиля непременно установите тумблер В новых документах, использующих этот шаблон и удостоверьтесь, что включен флаг Добавить в перечень экспресс-стилей. По мере надобности тут также можно провести более узкую настройку стиля.
Когда стиль на сто процентов настроен, нажмите кнопку OK. В галерее стилей на вкладке Основная должен отобразиться новый элемент (рис. 6).

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций
Прирастить набросок

Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Основная.

Сейчас мы сможем сглаживать абзац по ширине и пичкать его красноватой строчкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

Метод сотворения стилей тут описан на примере абзаца с красноватой строчкой, но по сути он универсален. Приблизительно так же можно сделать хоть какой стиль, к примеру, для резвого дизайна адресата документа.

5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страничек

Русские правила делопроизводства обычно требуют, чтоб при изготовлении документов на 2-ух и поболее страничках 2-ая и следующие странички были пронумерованы. Номер должен состоять только из числа, располагаться в центре верхнего поля листа и оформляться этим же шрифтом, что и основной текст документа.

В Word 2007-2010 к этим требованиям поближе всего заготовка Обычной номер 2, которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер странички – Вверху странички. Но эта заготовка просит «доводки»: номер поначалу вставится на всех страничках документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

Раз и навечно сформулируем правила нумерации в шаблоне, на базе которого вы создаете документы. Тогда в дальнейшем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться «сам собой».  Проделайте последующее:

Закройте все открытые документы. Текущее окно Word должно быть единственным. Командой Файл – Открыть вызовите диалог Открытие документа (рис. 7).
В открывшемся диалоге щелкните по кнопке Надежные шаблоны, которая находится в левой части диалога (на рис. 7 обведена красноватой рамкой). Вы окажетесь в папке, в какой хранится файл Normal. Это так именуемый общий шаблон, на основании которого Word делает новые стандартные документы.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций
Прирастить набросок

Рис. 7. Диалог Открытие документа. Красноватой рамкой выделена кнопка, позволяющая стремительно добраться до папки, в какой хранится файл Normal, а стрелкой – сам этот файл.

Откройте файл Normal так же, как вы открываете хоть какой другой документ.
Перейдите на вкладку Вставка и в группе Колонтитулы изберите команду Номер странички – Вверху странички – Обычный номер 2. Выполняя эту команду, программка автоматом перейдет в режим работы с колонтитулами. На ленте отобразится вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор.
На контекстной вкладке ленты Работа с колонтитулами – Конструктор в группе Характеристики установите флаг Особенный колонтитул для первой странички. Номер на первой страничке пропадет, но если вы увеличите число страничек, то просто удостоверьтесь, что на следующих он возникает.
Закройте режим работы с колонтитулами, нажав кнопку Закрыть окно колонтитулов у правого края контекстной вкладки Работа с колонтитулами – Конструктор.
Если ваша аннотация фиксирует не только лишь положение номера, да и его оформление, измените стиль, которым оформлен колонтитул. При всем этом вы обнаружите, что галерея Экспресс-стили на вкладке Основная не показывает второстепенные стили, к которым относится и оформление колонтитулов. Означает, вам необходимо добраться туда, где виден более полный список стилей. Как это сделать, понятно по рис. 8. Щелкните мышью на малеханькой диагональной стрелке справа от наименования группы Стили. В окне программки отобразится область задач Стили. Если вы все правильно сделали на прошлых шагах, в числе остального тут находится и стиль Верхний колонтитул.

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций
Прирастить набросок

Рис. 8. Чтоб отредактировать стиль Верхний колонтитул, до него необходимо добраться. Выделены кнопка, которая открывает область задач Стили, и сам разыскиваемый стиль.

Щелкните правой кнопкой мыши по наименованию стиля Верхний колонтитул в области задач Стили и из показавшегося контекстного меню изберите команду Поменять. Раскроется уже знакомый нам диалог Изменение стиля.
Приведите опции стиля Верхний колонтитул в соответствие с требованиями вашей аннотации. К примеру, можно поправить размер шрифта, если он отличается от того размера, какой мы ранее установили для текста документа.
Когда колонтитул сформирован, сохраните и закройте шаблон, в который вносились конфигурации. Так как мы поправили общий шаблон Normal, лучше вообщем закрыть Word и запустить его опять.

Советуем сразу сделать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страничка, колонтитула на ней нет. Но как в документ добавятся последующие странички, на их автоматом должен отобразиться номер.

6. Усмиряем автозамену и автоформат

Опции, о которых мы побеседуем в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Но корень трудности тот же: умолчания Word не полностью соответствуют русским традициям дизайна документов.

Кратко напомним, в чем сущность рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор безпрерывно выслеживает ваши деяния. И не просто выслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без очевидных команд с вашей стороны. В одних случаях таковой автоматизм упрощает жизнь, к примеру, программка умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе «оданко» и удостоверьтесь, что Word сам превратит ошибочно написанное слово в «но». Как досадно бы это не звучало, не всегда «самоуправство» программки так полезно. Значительный процент юзеров Word изо денька в денек растрачивает свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, заместо того, чтоб несколькими щелчками мыши раз и навечно откорректировать их опции.

Чтоб добраться до опций автозамены и автоформата, проделайте последующее:

Вызовите команду Файл – Характеристики и в открывшемся диалоге Характеристики Word перейдите в раздел Правописание.
В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена. Раскроется диалог Автозамена, в каком больший энтузиазм представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе.

Придирчивым юзерам рекомендуем на досуге пристально изучить все (конкретно все) опции этих вкладок. Тут мы ограничимся одним примером, на котором в особенности ярко видны ограничения русификации Word. Это флаг Делать 1-ые буковкы предложений строчными на вкладке Автозамена (рис.).

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций

Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флаг, отвечающий за перевод букв в большие после знака препинания.

Если этот флаг включен, Word выслеживает возникновение в тексте символов препинания. Вы вводите точку, программка инспектирует, внесено ли слово, предыдущее этой точке, в перечень исключений, и если нет, то автоматом переводит первую буковку последующего слова в верхний регистр. С одной стороны, таковой автоматизм комфортен, в особенности для юзеров, слабо обладающих клавиатурой. С другой стороны, неприемлимые большие буковкы после сокращений – одна из часто встречающихся ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электрических документов.

Неудача в том, что перечень исключений, составленный спецами Microsoft, неполон. Более броский пример: сокращать слово «рубль» в Рф принято и 3-мя знаками (руб.), и одной (р.). Для делового и проф оборота 2-ой вариант считается более желаемым, конкретно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Как досадно бы это не звучало, российский Word вначале считает, что после буковкы р с точкой должно обязательно следовать начало нового предложения.

Поправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word неверно сделал первую буковку слова большей,  проделайте последующее:

Задержите мышь над буковкой, которая неверно переведена в большие. Под буковкой появится мерцающий контекстный значок Характеристики автозамены.
Щелкните мышью по этому контекстному значку. Откроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
Изберите из показавшегося меню подходящий вариант. В нашем примере идеальнее всего сделать для буковкы «р» с точкой исключение (соответственная команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

Microsoft Word и правила русского делопроизводства: 6 нужных опций
Прирастить набросок

Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление при помощи контекстного меню Характеристики автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

Просмотреть полный перечень сделанных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена. Для этого на вкладке Автозамена следует надавить кнопку Исключения.

Вобщем, создатель этих строк предпочитает не страдать с исключениями, а вообщем выключает настройку Делать 1-ые буковкы предложений строчными. Кончено, тогда нужно жать сначала каждого предложения, но, на мой взор, это проще, чем выслеживать излишнее «творчество» программки.

Заключение

Как лицезреем, изначальные опции Microsoft Word далековато не полностью соответствуют преобладающим правилам русского делопроизводства. Но благодаря гибкости программки, ее реально адаптировать фактически к хоть каким вариантам форматирования.

Если посреди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами дизайна документов, рискнем дать им совет. Поручите своим  «айтишникам» проработку вопроса о централизованном приведении опций юзеров Microsoft Office в соответствие с ведомственными либо локальными нормативными актами. Можно и необходимо сделать внутрифирменный шаблон с кропотливо сверенным набором опций, снабдить его инструкцией  и  потом «раскидать» по рабочим местам. Это позволит при наименьших издержек времени создавать более высококачественные и единообразные документы.

Статья размещена в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – действенное воплощение ваших идей».

Аналогичный товар: Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.