Размещение документов: файловые ресурсы общего доступа или SharePoint?

Документы обычно хранятся на файловых серверах, а в последние годы было представлено много усовершенствований в области хранения и доступа к файлам. Microsoft SharePoint – это один из новых методов сотрудничества, а способности управления документами завлекают многие организации. Но может ли это стать полной подменой файловых серверов? Эта статья посвящена выбору правильного местоположения ваших файлов и тому, как SharePoint может посодействовать вам в защите определенной инфы.

Обзор файловых служб Windows

Размещение документов: файловые ресурсы общего доступа либо SharePoint?

Набросок 1: Юзер входит в файловый ресурс общего доступа через приложение либо Windows Explorer с сетевого диска

Мы все используем файлы, которые имеют общий доступ в сети. Они употребляются для общего доступа к документам и файлам в одном месте. Безопасность устанавливается на общих файловых ресурсах, папках и файлах, а юзеров учат тому, как использовать буковку сетевого диска для поиска, открывания и сохранения документов. Это работает достаточно отлично, и многие системы запрограммированы на поддержку этого всераспространенного метода хранения данных.

У админов есть много опций для файловых ресурсов общего использования, позволяющих сделать эти ресурсы доступными для юзеров и позволяющих управлять доступом к ним, также повсевременно делать запасное копирование данных. Вот некие примеры характеристик файловых служб Windows:

Доступность (Availability) обеспечивается кластерами файловых серверов и распределенной файловой системой (Distributed File Systems – DFS/DFSR) с репликацией
Управление квотами (Quota management) употребляется для ограничения наибольшего места, которое может использовать юзер
Теневые копии (Shadow copies) можно активировать, чтоб сделать более старенькые версии файлов доступными для юзеров
Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к общим файловым ресурсам, папкам и отдельным файлам
Автономное внедрение (Offline use) файлов осуществляется автоматической репликацией
Шифрование (Encryption) осуществляется методом опции IPSEC на сервере и клиенте

Все таки, система совместного использования файлов имеет свои недочеты. Админы и юзеры должны обучаться тому, как работать с файлами и обеспечивать надлежащие разрешения доступа. Объединение документов, добавление пользовательских атрибутов и определение того, как документы будут отображаться для ряда юзеров, является сложный задачей. Поиск по всем файловым ресурсам документов, содержащих определенные слова, либо сделанных определенным юзером, тоже может вызывать определенные трудности.

Хранение документов в SharePoint

Размещение документов: файловые ресурсы общего доступа либо SharePoint?

Набросок 2: Юзер входит в библиотеку документов через приложение либо Internet Explorer с сайта

В SharePoint компания Microsoft представила очередное место для хранения файлов в вашей сети и сделала их видимыми для юзеров через интернет интерфейс. SharePoint является хорошим продуктом для сотрудничества, и компании по всему миру используют его как часть собственной сетевой и серверной инфраструктуры.

Конкретно в области сотрудничества SharePoint обеспечивает дополнительные функции по сопоставлению с обычными файловыми ресурсами общего доступа Windows. У нас есть возможность добавлять атрибуты под заглавием графа, которые могут быть уникальными либо ссылаться на другой источник, а эти атрибуты можно изменять через интернет интерфейс либо через клиентское приложение Office 2007. Мы можем сортировать, фильтровать либо связывать эти атрибуты вкупе и обеспечивать более удачный метод работы для юзеров. Другие функции, о которых я желаю упомянуть, перечислены ниже:

Рабочие задачки (Workflows), такие как процедура одобрения, помогают заавтоматизировать обыкновенные либо сложные задачки с либо без пользовательского интерфейса
Управление версиями (Versioning) обеспечивает возможность просмотра более старенькых версий документов и управлять тем, какие юзеры могут просматривать самые последние размещенные версии документов, и кто может редактировать черновики для последующей общественной версии файла либо документа
Видимость частей (Item visibility) - юзеры не имеют способности просматривать информацию, на просмотр которой у их нет разрешений. Это одна из моих возлюбленных функций в SharePoint, безопасность в штатной комплектации. Она также включает файлы, хранящиеся в SharePoint, и ее можно использовать даже в функции поиска. Автономное внедрение данных осуществляется через приложение Microsoft Outlook
Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к области либо элементам (файлам). Эта функция управляется админом либо командой обладателя веб-сайта через интернет интерфейс
Шифрование (Encryption) осуществляется методом включения SSL на интернет веб-сайтах SharePoint
Экстрасеть (Extranet) функции, в каких можно использовать политики ‘ к примеру, обеспечивает разрешение только чтения содержимого, если юзер открывает файл из определенной зоны (например, из веба)
Корзина (Recycle bin) (две стадии) для библиотек документов, списков и частей
Управление актуальным циклом (Lifecycle management) которое можно активировать для архивирования старенького содержимого
Служба управления правами (Rights Management Services) (RMS) поддерживает расширенное управление документами Microsoft Office

Способности беспредельны, а благодаря всем этим функциям SharePoint поддерживает сотрудничество более чем стандартным методом работы с отдельными файлами и документами.

SharePoint употребляет сервер Microsoft SQL Server для хранения всех данных и это применимо к библиотекам документов. Вот почему так принципиально, чтоб сервер Microsoft SQL Server работал стремительно и имел довольно места для хранения данных. Еще одним моментом тут будет то, что если вы нуждаетесь в неизменной доступности, вам нужно сделать серверы SharePoint и SQL сверхизбыточными. Также нужно держать в голове, что вашим юзерам потребуются лицензии для серверов SharePoint и SQL.

Выбор места для хранения файлов

Некие, может быть, спросят себя, необходимо ли им перемещать все свои файловые ресурсы общего доступа в SharePoint, чтоб пользоваться его функциями. Когда мне задают таковой вопрос, я отвечаю: «все находится в зависимости от того, какой тип данных у вас есть, и как вы желаете его представлять».

Беря во внимание всю вышеуказанную информацию, я рекомендую располагать данные нижеследующим методом, если они имеют некие из числа тех параметров, о которых я гласил.

Файловый ресурс Windows

Файлы огромных размеров
Редко меняются
Требуют использования DFS репликации

Обычными файлами для размещения в файловом ресурсе Windows являются старенькые архивы, запасные копии и файлы установки операционных систем.

Библиотека документов SharePoint

Файлы маленьких и средних размеров
Повсевременно меняются
Файлы, применяемые командами во время работы над проектами
Файлы и папки, для которых требуются пользовательские атрибуты и ссылки/фильтры
Индексируемые файлы и файлы, поиск которых нередко требуется

Можно также упомянуть документы, таблицы и презентации, которые можно хранить в SharePoint.

Следует учесть, что метод работы юзера может существенно отличаться и, вам, может быть, придется учить собственных юзеров тому, как использовать новые места для хранения файлов. Если юзеры привыкли использовать сетевые диски, они могут испытывать трудности с интернет интерфейсом.

Куда бы вы не располагали свои данные, нужно убедиться, что у вас есть надежное решение по запасному копированию. Запасное копирование файлового ресурса может быть не таким, как запасное копирование веб-сайта SharePoint, так как он, обычно, размещен на нескольких серверах. Я рекомендую компаниям обращаться к опытным ИТ спецам для разработки стратегий запасного копирования и восстановления данных ‘ и тестирования сред на восстановление после сбоев.

Заключение

ОС Windows очень хороша для совместного использования файлов и обладает обилием преимуществ. Файловые службы Windows есть уже много лет и повсевременно совершенствуются. SharePoint представляет вам новое место хранения файлов, но уже с учетом сотрудничества и простоты опций безопасности. Файлы и данные рекомендуется располагать в самом подходящем для их типа месте.

Аналогичный товар: Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.