Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и основные параметры

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Понаблюдайте за работой обычного офисного юзера в Microsoft Word. Значительная часть его действий – это сборка нового документа из ранее сделанных и оформленных фрагментов. Приблизительно так ребенок собирает новейшую необычную игрушку из типовых деталей собственного конструктора.

В этой статье мы побеседуем об одном из инструментов таковой работы – стандартных блоках. В первой части публикации рассматриваются простые базы внедрения стандартных блоков и тщательно разбираются характеристики, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Во 2-ой части собраны несколько более тонких и личных рецептов использования стандартных блоков Microsoft Word 2010.

Место стандартных блоков в работе офисного юзера

Сначала оговоримся, что стандартные блоки – не единственный инструмент Word для повторного проигрывания ранее сделанных фрагментов. Чтоб вновь использовать результаты собственной (либо чужой) работы, юзер, а именно, может:

Скопировать готовый кусок документа в буфер обмена и воткнуть его в другое место текущего документа либо другой документ. В отличие от общесистемного буфера обмена, свой буфер пакета Microsoft Office позволяет сразу хранить и использовать до 24 фрагментов.
Сохранить готовый документ либо его «полуфабрикат» как шаблон, потом создавать новые документы на базе этого шаблона.
Сделать новый документ на базе ранее сделанного документа – при всем этом документ-источник не затрагивается редактированием и не может быть случаем изменен.
Сделать элемент автозамены, закрепив за недлинной композицией знаков длиннющий кусок текста.
Записать макрос, неоднократно воспроизводящий одни и те же деяния юзера. В т. ч. это может быть и ввод текста.

Стандартными блоками этот арсенал пополнился сравнимо не так давно – с выходом Microsoft Word 2007. Относительная новизна – это их основная слабость. По нашим наблюдениям, даже спустя год-полтора с момента перехода на новейшую версию Word 50-60 процентов юзеров все еще не замечает эту ценную возможность. А те, кто обнаруживает, ограничивают свою работу с блоками только самыми ординарными формами.

При всем этом, ознакомившись с технологией использования блоков, офисные юзеры самой разной квалификации констатируют, что вставка блока – это более понятное, интуитивное действие, чем внедрение других, ранее узнаваемых им способов.

Эта статья написана на материалах Microsoft Word 2010. Но в данной версии стандартные блоки не перетерпели сколько-либо осязаемых конфигураций по сопоставлению с версией-предшественницей. Потому предлагаемые решения, кроме чисто аспектов технического направления (таких, как пути к папкам), применимы и к Word 2007.

Азы использования стандартных блоков

Начнем с основ. Логика стандартных блоков максимально ординарна:  сначала необходимо набрать и оформить кусок документа, который нужно использовать неоднократно, потом в готовом виде сохранить его в хранилище, из которого он двумя-тремя щелчками мыши может быть вставлен в хоть какое место хоть какого документа.

Чтоб сохранить какой-нибудь готовый кусок в качестве стандартного блока, проделайте последующее:

В любом доступном документе наберите и стопроцентно отформатируйте кусок, который желаете в предстоящем использовать повторно.
Когда кусок готов к сохранению, выделите его. Направьте внимание: форматирование последнего абзаца куска может быть отчасти утрачено, если при выделении вы «утратили» знак конца абзаца. На рис. 1 показано различие меж полным и неполным выделением абзаца при включенном и выключенном отображении служебных знаков. Формат абзацев, концы которых на этом рисунке отмечены красноватыми стрелками, будет сохранен на сто процентов. Абзацы с голубыми стрелками могут при сохранении утратить часть дизайна.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Рис. 1. Примеры полного (красноватые стрелки) и неполного (голубые стрелки) выделения абзаца.

Перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вызовите команду Экспресс-блоки. Раскроется меню, в каком по дефлоту представлено 5 команд. По мере скопления пользовательских стандартных блоков они будут добавляться в это меню (рис. 2). Элементы управления, живущие по таким правилам, принято именовать также коллекциями либо галереями.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Рис. 2. Вверху – начальный вид галереи Экспресс-блоки, понизу – она же после вставки первого пользовательского блока.

В открывшемся меню изберите самую нижнюю команду – Сохранить выделенный кусок в коллекцию экспресс-блоков. Раскроется диалог Создание нового стандартного блока (рис. 3).

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Рис. 3. Диалог, в каком инсталлируются характеристики стандартного блока.

В показавшемся диалоге установите характеристики сохранения куска. Тонкости всех характеристик мы разберем дальше. Пока сделайте минимум:
Задайте уникальное Имя нового блока (по дефлоту в качестве имени предлагаются 1-ые слова куска).
Удостоверьтесь, что в поле Коллекция установлено конкретно значение Экспресс-блоки.
Нажмите кнопку Ок.

Учтите, что конкретно в момент сотворения (либо конфигурации) стандартного блока, Word не сохраняет новейшую информацию на жестком диске. Только когда вы попытаетесь закрыть программку, она напомнит о внесенных конфигурациях (рис. 4). Если в этом окне предупреждения избрать ответ Не сохранять, конфигурации стандартных блоков, которые вы занесли за сеанс работы с программкой, будут утрачены.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Рис. 4. Предупреждение о необходимости сохранения конфигураций в хранилище стандартных блоков.

Сейчас вставим сохраненный экспресс-блок в случайный документ. Для этого:

Установите курсор в место вставки блока, перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вновь вызовите команду Экспресс-блоки. В открывшейся галерее, как лицезреем, отображается кусок, который мы только-только добавили (рис. 2, нижняя часть).
Щелкните мышью по пт галереи. Кусок вставится в точку положения курсора.

Выходит, что стандартный вариант вставки экспресс-блока просит 3-х щелчков мышью. Сократим эту функцию еще на один шаг – поместим галерею Экспресс-блоки на панель резвого доступа:

Наведите мышь на команду ленты, которую желаете добавить на Панель резвого доступа, и   щелкните правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню.
В показавшемся контекстном меню изберите команду Добавить на панель резвого доступа (рис. 5).

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики

Рис. 5. Меню, которое возникает по щелчку правой кнопкой мыши на команде Экспресс-блоки.

За стандартными блоками зарезервировано две жарких кнопки:

Чтоб сделать новый экспресс-блок, выделите приготовленный кусок и нажмите .
Если вы помните четкое имя блока, наберите его в точке вставки, и, не перемещая курсор, нажмите кнопку . Если программка распознает имя блока, она поменяет его на содержимое блока.

Представим, что ваш стандартный блок востребовал удаления либо конфигурации параметров. Для этого:

Пройдите в галерею экспресс-блоков и в ее нижней части изберите команду Устроитель стандартных блоков. Раскроется одноименный диалог, в каком собраны все интегрированные и пользовательские блоки (рис. 6). Также сюда можно попасть, если щелкнуть на любом экспресс-блоке и из показавшегося контекстного меню избрать команду Упорядочить и удалить.
В диалоге Устроитель стандартных блоков найдите подходящий блок и, выделив его, нажмите одну из кнопок в нижней части диалога. Кнопка Поменять характеристики приведет вас в уже знакомый диалог, где можно установить имя,  коллекцию и т. п. характеристики (рис. 3). Деяния кнопок Удалить и Воткнуть явны.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики
Прирастить набросок

Рис. 6. Устроитель стандартных блоков.

Если требуется отредактировать не характеристики блока, а его содержимое, проделайте последующее:

В случайном документе воткните блок, требующий конфигурации.
Измените содержание и оформление куска.
Сохраните отредактированный кусок описанным  выше методом.  Если древняя редакция блока не нужна, проще всего в диалоге Создание нового стандартного блока указать имя, которое совпадает с именованием старенького варианта. Когда программка поинтересуется, вправду ли вы желаете переопределить блок, ответьте утвердительно.

Разумеется, что в данном случае мы просто записываем новый блок поверх старенького. 

Изучаем опции стандартных блоков внимательнее

Мы разобрались с базисной логикой стандартных блоков. Сейчас вновь вернемся в диалог настройки  экспресс-блока (рис. 3) – тот, который мы вызвали командой сотворения нового блока, а потом – и нажатием кнопки Поменять характеристики в диалоге Устроитель стандартных блоков. Подробнее разглядим поля, выставленные в этом диалоге.

Поле Имя

Его мы уже использовали. Выбирая имена, учитывайте три принципиальных происшествия:

Тут принципиальна краткость. Имя должно уложиться приблизительно в три 10-ка знаков.
В галерее, которую мы вызываем с ленты, блоки группируются в категории (о их чуток ниже), а снутри каждой категории – сортируются по именам. Поменять этот порядок нереально. В границах одной категории блок, имя которого начинается с числа либо, скажем, британской буковкы, всегда будет стоять поближе к началу галереи. Соответственно, блок, имя которого начинается с российской буковкы Я, постоянно попадет в самый конец. Чтоб уменьшить расстояние, которое предстоит преодолеть вашей мыши, давайте нередко применяемым блокам имена, гарантирующие им место сначала галереи.
В особенности кропотливо следует подходить к выбору имени, если вы собираетесь интенсивно использовать вставку по жаркой кнопке . Допустим, посреди ваших блоков только один имеет заглавие, которое начинается с знаков РекРеквизиты компании. В данном случае вам получится воткнуть этот блок нажатием кнопки , даже если вы не набрали имя полностью. Довольно ввести три-четыре знака – программка уже опознает блок посреди других. Но если посреди ваших блоков есть Реквизиты конторы Альфа и Реквизиты конторы Аленка, Word не сможет различить имена блоков, пока вы не наберете 20 знаков. Присвоив этим же блокам имена Р1-Альфа и Р2-Аленка, вы дадите программке возможность различать их уже по первым двум знакам.

Раскрывающийся перечень Коллекция

Тут задается галерея ленты, в которую будет включен блок. По дефлоту предлагается использованный нами вариант Экспресс-блоки. Мы лицезрели, что при таком значении блок попадает в галерею, которая доступна на вкладке Вставка в группе Текст по команде Экспресс-блоки. Попробуем сделать очередной блок, и при его сохранении установим в этом поле другое значение, к примеру, Таблицы. Сохранив его, пройдем на вкладку Вставка и вызовем команду Таблица – Экспресс-таблицы. Как лицезреем, наш кусок попал конкретно сюда (рис. 7). При всем этом для программки совсем не принципиально, соответствует ли его содержание наименованию избранной коллекции.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики
Прирастить набросок

Рис. 7. Пример вставки стандартного блока в галерею Экспресс-таблицы.

Выбирая значения в поле Коллекция, можно добавлять свои элементы в самые различные галереи ленты  (Вставка – Колонтитулы – Верхний колонтитул, Вставка – Колонтитулы – Нижний колонтитул, Вставка – Текст – Надпись, Ссылка – Оглавление – Оглавление и т. п.). Всего по различным вкладкам ленты Microsoft Word разбросано полтора 10-ка частей управления, которые заполняются из  общей системы стандартных блоков. В нижней части каждой таковой галереи есть собственная команда сохранения. Она приведет все в тот же уже отлично знакомый нам диалог.

Направьте внимание, что в списке доступных коллекций есть элементы, которые не представлены на стандартной ленте, к примеру, Настраиваемая коллекция 1, Настраиваемая коллекция 2 и т. п.. Во 2-ой части статьи мы побеседуем о том, как их можно использовать.

Раскрывающийся перечень Категория

Под категориями в этом случае понимаются группы стандартных блоков в границах каждой галереи-коллекции. Снова повторим собственный совет: добивайтесь, чтоб более применяемые элементы попадали в начало меню. Для этого задайте им  категорию с именованием, которое по принятым правилам сортировки помещается очень близко к началу. К примеру, сравните левую и правую часть рис. 8. Поначалу элемент, который именуется Пример 1, стоял последним, но мы заставили его встать первым, переместив в категорию, имя которой состоит из одних только восклицательных символов.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики
Прирастить набросок

Рис. 8. Верно выбирая имена категорий, можно добиваться различного расположения 1-го и такого же элемента в галерее.

Поле Описание

Это поле позволяет задать блоку более подробную характеристику. Если в галерее задержать мышь над блоком, текст описания появится во всплывающей подсказке. В этом поле можно использовать перевод строчки, для этого нужно заместо обычного (он воспринимается как команда закрытия диалогового окна) надавить комбинацию кнопок либо .

Раскрывающийся перечень Сохранить в

Очень принципиальный параметр. Он определяет место, в каком будет сохранен стандартный блок. В принципе таких мест три:

Глобальный шаблон Normal
Шаблон, на котором основан текущий документ (если такой имеется).
Хранилище стандартных блоков текущего юзера.

Разглядим их подробнее.

Шаблон Normal нередко именуют «общим шаблоном». Word употребляет Normal, чтоб создавать новые документы, если юзер в очевидном виде не указал какой-нибудь другой шаблон. Файл Normal хранится в профиле юзера в папке %appdata%MicrosoftШаблоны. Сохранять стандартные блоки в Normal стоит, к примеру, в этом случае, если вы используйте его на нескольких компьютерах. Концентрация наибольшего количества опций в одном файле облегчит синхронизацию опций Microsoft Office.

Но документ может создаваться не только лишь на базе Normal, да и на базе какого-то спец шаблона. Представим, в организации принято генерировать договоры на базе унифицированного шаблона Dogovors. Тогда разумно сохранять заготовки фраз, относящиеся к данной предметной области (к примеру, типовые договорные формулировки), конкретно в Dogovors. Размещенные там блоки будут отображаться в галереях только тогда, когда открыт документ, связанный с этим шаблоном.

Больший энтузиазм представляет хранилище стандартных блоков текущего юзера. Это спец папка профиля (рис. 9). Если вы работаете под управлением Windows XP, то, возможно, отыщите ее по адресу  c:Documents and Settingsимя пользователяApplication DataMicrosoftDocument Building Blocks. В папке имеется одна либо несколько подпапок с цифровыми номерами – они соответствуют применяемым языкам интерфейса Microsoft Office. К примеру, если у вас российская версия программки, в Document Building Blocks находится подпапка 1049.  В свою очередь она содержит папку 14 – это технический номер версии Microsoft Office 2010. Снутри этой папки должны находиться как минимум два файла: Built-In Building Blocks и Building Blocks. В первом из их хранятся интегрированные стандартные блоки – те, которые юзер обнаруживает в собственных галереях при первом запуске Word (заготовки таблиц, колонтитулы, оглавления и т. п.). Файл Building Blocks программка по дефлоту предлагает для хранения пользовательских частей.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и главные характеристики
Прирастить набросок

Рис. 9. Хранилище стандартных блоков юзера, открытое в окне Проводника Windows XP.

Для нашего предстоящего обсуждения принципиально, что в папку Document Building Blocks можно добавлять и свои шаблоны – блоки из их будут при старте программки автоматом «подкачиваться» в галереи. Чем больше файлов в этой папке, тем больше пт отобразится в перечне Сохранить в диалога установки параметров экспресс-блоков.

Примечание. Если вы дорожите своими опциями Microsoft Office, научитесь добираться до папки %appdata%Microsoft и без помощи других производить ее запасное копирование. Если этого не делать, при крахе жесткого диска, смене рабочего места и т. п. вы сможете потерять все ваши опции (кропотливо сверенный набор стилей, возлюбленные макросы, годами собираемые стандартные блоки и т. п.).

Раскрывающийся перечень Характеристики

Тут можно избрать один из 3-х вариантов: Воткнуть только содержимое, Воткнуть содержимое в тот же абзац, Воткнуть содержимое на ту же страничку. Выбор последнего значения приводит к обособлению блока разрывами странички. Что касается первых 2-ух вариантов, то мы, признаться, так и не смогли до конца осознать, какая же меж ними разница. При ежедневном офисном использовании в этом поле, возможно, идеальнее всего оставлять значение, установленное по дефлоту.

Заключение

Как лицезреем, в целом разработка стандартных блоков ординарна и наглядна. В то же время каждый стандартный блок характеризуется целым рядом характеристик, которые при опытном использовании позволяют многого достигнуть от  этой технологии. О неких методах увеличения отдачи от стандартных блоков мы побеседуем во 2-ой части этой статьи.

Статья размещена в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – действенное воплощение ваших идей».

Аналогичный товар: Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.