Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некоторые рецепты использования

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

В первой части этой публикации мы познакомились с основами использования стандартных блоков Microsoft Word 2010 и тщательно разобрали характеристики, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Сейчас мы разглядим более тонкие и личные приемы работы со стандартными блоками:

дополнительные коллекции блоков, их добавление на ленту и внедрение для упорядочивания огромного количества блоков;
внедрение стандартных блоков в  элементах управления содержимым;
способности централизованного развертывания стандартных блоков.

Используем дополнительные галереи для упорядочивания огромного количества стандартных блоков

Представим, вы пользуйтесь стандартными блоками часто. С течением времени их накопилось много. Галерея, которая вызывается кнопкой Экспресс-блоки, стала неуклюжей. Группировка по категориям, о которой мы упоминали в первой части публикации, уже не выручает. Что делать?

В таковой ситуации стоит вспомнить о коллекциях блоков, которые не представлены на ленте: их наименования начинаются в российской версии Word со слова «Настраиваемый» (рис. 1). Добавим эти дополнительные коллекции на ленту и приспособим для более комфортабельного упорядочивания пользовательских блоков.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 1. Наряду со стандартными коллекциями, которые показываются на ленте, Word содержит и дополнительные коллекции, наименования которых начинаются со слова «Настраиваемый».

Подключить дополнительные коллекции в Microsoft Word 2010 совершенно просто. Ведь сейчас юзеры могут без помощи других настраивать ленту. Тех, кто пока не знаком с этим новаторством, отсылаем к развернутой статье OsZone.net «Как настроить ленту и панель резвого доступа в Microsoft Office 2010″.

Общая логика действий по решению намеченной цели смотрится так:

Командой Файл – Характеристики откройте диалог опции программки и перейдите в раздел Настройка ленты (рис. 2). Если вам нужны более подробные аннотации по работе в этом разделе, вы отыщите их в упомянутой выше статье.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования
Прирастить набросок

Рис. 2. Раздел Настройка ленты диалога Характеристики Word.

Используя элементы управления этого раздела, добавьте новейшую группу на вкладку Основная. К примеру, мы окрестили ее Блоки и расположили у левого края ленты перед группой Буфер обмена (рис. 3). На данный момент большая часть офисных мониторов вмещают более 1280 точек в ширину. При таком размере экрана новенькая группа не создаст сложностей в работе со встроенными группами, которые сдвинутся на право.
Добавьте в сделанную группу три команды: Экспресс-блоки, Настраиваемая коллекция 1 и  Настраиваемая коллекция 2. 1-ая команда дублирует галерею вкладки Вставка, с которой мы много работали в первой части нашей публикации. 2-ая и 3-я команды на стандартной ленте отсутствуют, потому отыскиваете их в разделе Команды не на ленте.
После прибавления команд измените их подписи и значки. Для этого выделите редактируемую кнопку и щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню. Из него изберите команду Переименовать. В нашем примере имя Экспресс-блоки заменено на Главное, Настраиваемая коллекция 1 – на Ответы (условно примем, что тут аккумулируются заготовки для писем-ответов клиентам), Настраиваемая коллекция 2 – на Архив (это блоки, оставшихся от прежних проектов – по принципу «и глаз мозолят, и выкинуть жаль»). Подобрав значки и закрыв диалог опции, получаем итоговый вид группы, представленный на рис. 3.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 3. Итог опции: у левого края вкладки Основная появилась новенькая группа Блоки, включающая три галереи.

Хоть каким комфортным методом откройте Устроитель стандартных блоков. В нем измените характеристики блоков, которые требуют переноса во вторую и третью галереи. Для этого в диалоге конфигурации параметров необходимо задать новое значение поля Коллекция. К примеру, если блок относится к Ответам, установите ему коллекцию Настраиваемый 1, если к АрхивуНастраиваемый 2 и т. п.

В предстоящем блоки можно сходу добавлять в подходящую галерею. При всем этом принципиально не забывать зависимость, какая коллекция соответствует той либо другой кнопке. Эту связь всегда можно «подсмотреть», если навести мышь на  галерею: во всплывающей подсказке отобразится ее техническое имя (рис. 4).

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 4. Всплывающая подсказка переименованной команды показывает ее техническое имя.

Ориентироваться в большенном массиве стандартных блоков, после того, как мы разбили их на группы, стало еще проще. Очевидно, дополнительные галереи можно расположить не только лишь на вкладке Основная, да и на хоть какой другой вкладке, также на Панели резвого доступа. При желании юзер может даже сделать для работы со стандартными блоками свою отдельную вкладку.

Примечание. Если эта возможность вас заинтриговала, учтите, что опции пользовательской ленты хранятся в вашем профиле в файле Word.OfficeUI. Если вы работаете в Windows XP, этот файл, вероятнее всего, располагается в папке c:Documents and Settingsимя пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOffice. Скопировав его, вы сможете перенести свою настроенную ленту на другое рабочее место.

Применяем стандартные блоки в элементах управления содержимым

Представим, в нашем подразделении целый ряд служащих готовит проекты договоров по утвержденному шаблону. Подавляющая часть текста во всех договорах одна и та же, ее лучше защитить от случайных конфигураций. Редактирования требуют только два куска контракта: описание выполняемых работ и пункт, где определяется порядок оплаты. При этом каждое из этих 2-ух мест в свою очередь основывается на одной из трех-четырех типовых формулировок.

Если в вашей практике встречаются подобные задачки, вы сможете решить их, сочитая стандартные блоки с органами управления содержимым и защитой документа.

Действовать в данном случае следует приблизительно так:

Удостоверьтесь, что на вашей ленте видна вкладка Разработчик. Она должна отображаться справа от вкладки Вид – на рис. 5 это место отмечено голубой стрелкой. Если вкладки Разработчик не видно, вызовите команду Файл – Характеристики, в открывшемся диалоге перейдите в раздел Настройка ленты и в правой части диалога найдите строчку перечня, отвечающую за эту вкладку (красноватая стрелка на рис. 5). Чтоб вкладка отобразилась, тут нужно установить флаг и применить конфигурации нажатием кнопки Ок.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования
Прирастить набросок

Рис. 5. Если на ленте не отображается вкладка ленты Разработчик (голубая стрелка), ее необходимо включить в диалоге Характеристики Word (красноватая стрелка).

Сделайте и сохраните новый шаблон Word. В нашем примере мы назовем его Договоры.
В сделанном шаблоне наберите и отформатируйте полный текст документа, включая все варианты типовых формулировок редактируемых частей.
Сохраните типовые формулировки редактируемых частей контракта в качестве стандартных блоков. В диалоге Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в непременно указывайте правильное имя мотивированного шаблона (в нашем примере – Договоры), а в поле Коллекция установите какое-либо значение, которое не соответствует ни одной галерее стандартной ленты. К примеру, для типовых формулировок описания выполняемых работ используем коллекцию Настраиваемый  4, а для порядка оплаты – Настраиваемый 5. Вероятен и другой вариант: блоки обоих видов сохранить в одной Коллекции, но в различных Категориях.
Когда типовые формулировки сохранены в качестве блоков, удалите их из текста шаблона. Там должно остаться только то содержимое, которое не подлежит корректировке юзерами. На месте 2-ух корректируемых фрагментов оставьте пустые абзацы.
Воткните в пустой абзац, на месте которого должно находиться описание выполняемых работ, отран управления Коллекция стандартных блоков.  Для этого нужно установить курсор в место вставки и на вкладке Разработчик в группе Элементы управления надавить кнопку, которая на рис. 6 выделена красноватой рамкой.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования
Прирастить набросок

Рис. 6. Вкладка ленты Разработчик. Красноватым обведена кнопка, которой в документ вставляется отран управления содержимым Коллекция стандартных блоков.

Щелчком мыши выделите только-только вставленный отран управления и при помощи кнопки Характеристики в группе Элементы управления вкладки Разработчик вызовите диалог Характеристики элемента управления содержимым (рис. 7).

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 7. Диалог Характеристики элемента управления содержимым.

В открывшемся диалоге Характеристики элемента управления содержимым:
Дайте элементу заглавие, понятное всем юзерам.
Укажите коллекцию (и если нужно – категорию), из которой программка должна брать варианты для данного элемента управления.
Включите флаг Отран управления содержимым нельзя удалить. Флаг Содержимое нельзя редактировать, напротив, скиньте. По мере надобности также сконфигурируйте стиль, которым должен оформляться итог вставки.
Если в шаблоне есть другие места, требующие наполнения на базе стандартных блоков, повторите для их шаги с 6 по 8. В нашем примере это следует сделать в пустом абзаце, на месте которого должно находиться описание порядка оплаты.
Когда текст и элементы управления шаблона стопроцентно готовы, перейдите на вкладку ленты Разработчик и изберите команду Ограничить редактирование. Отобразится область задач, в какой можно задать характеристики ограничений (рис. 8).

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 8. Область задач Ограничить форматирование и редактирование.

В области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флаг Разрешить только обозначенный метод редактирования документа и в раскрывающем перечне, который распложен под этим флагом, изберите значение Только чтение.
Выделите в документе все зоны, которые после включения защиты должны остаться доступными для редактирования, т. е. все элементы управления содержимым, которые вы добавили в документ на шагах 6-9. Для этого поначалу выделите 1-ый элемент, потом нажмите кнопку и, не отпуская ее, выделите один за одним другие элементы.
Когда выделение частей управления содержимым завершено, в области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 8) установите флаг рядом со словом Все. Тем вы укажите программке, что части документа, которые в этот момент выделены, должны остаться доступными для хоть какого юзера.
Нажмите кнопку Да, включить защиту. Если нужно, установите в показавшемся дополнительном диалоге пароль, который помешает другим юзерам снять установленные вами ограничения.

В итоге вышел документ, в каком большая часть текста не доступна для конфигурации, а в нужных местах (в нашем примере их было два) есть раскрывающиеся галереи для выбора типовой формулировки. Желтоватый цветовой фон дает подсказку, какие места документа доступны для редактирования (рис. 9). Когда формулировка выбрана из галереи, ее можно поправить, скажем, дополнить типовой текст об оплате определенными суммами.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 9. В защищенном документе места, которые доступны для конфигурации, подсвечены желтоватым цветом.

Централизуем внедрение стандартных блоков

Представим, у нас много менеджеров по продажам. Они все должны в деловых письмах клиентам оперировать стандартными формулировками. Явное решение – один раз сделать и утвердить набор формулировок, сохранить их в виде стандартных блоков, потом распространить по рабочим местам и приучить служащих стремительно выбирать из галереи. Попробуем воплотить эту технологию.

Сначала решим, в каком файле лучше собирать централизованно распространяемые блоки.

В неких организациях сотрудникам предписан унифицированный шаблон Normal («общий шаблон»). Напомним, что это один из главных частей конфигурации Microsoft Word. В нем хранятся установки для сотворения новых документов, которые не основаны на каком-то особом шаблоне. Если для юзеров задан единообразный шаблон Normal, то разумно включить в него и унифицированные блоки. Но многие юзеры желают изменять собственный общий шаблон, отказывать им в этом некорректно. В процессе таковой правки стандартные блоки, как, вобщем, и другие составляющие Normal, могут быть утрачены либо перезаписаны.

По тем же причинам не стоит заставлять юзеров к использованию унифицированного файла Building Blocks. Этот файл по дефлоту предлагается для размещения новых пользовательских блоков. Его лучше зарезервировать для персональной работы каждого.

Потому наш совет: для централизованно распространяемых стандартных блоков сделайте отдельный шаблон. Именовать его можно, например, Firma. Процедура сотворения и наполнения такового шаблона смотрится приблизительно так:

Стандартным методом сделайте новый случайный шаблон. Его собственные опции особенной роли не играют, это только контейнер для хранения блоков. Если в организации строго относятся к стилевому оформлению, лучше убедиться, что набор стилей в этом шаблоне таковой же, как и на рабочих местах юзеров. Не меняя в шаблоне ничего, сохраните его под избранным именованием, в нашем случае – Firma.
Хоть каким комфортным методом сделайте на базе шаблона Firma новый документ. В этом служебном документе наберите и отформатируйте нужные куски.
Когда куски подготовлены, сохраните их как экспресс-блоки, всякий раз убеждаясь, что в поле Сохранить в диалога сохранения блока верно выбрано место размещения (в нашем случае – Firma).
Когда все стандартные блоки сформированы, сохраните конфигурации в шаблоне. Удалите служебный документ, средством которого мы производили предварительную работу, а сам шаблон распространите посреди юзеров.

В этом случае «распространить» – значит сделать так, чтоб получившийся файл попал в хранилище стандартных блоков – папку %appdata%MicrosoftDocument Building Blocks. У нас, само мало, три метода.

Метод 1. Такое копирование можно доверить самому юзеру, если такой реально заинтересован в использовании блоков для облегчения его работы. К огорчению, опыт указывает, что средний офисный работник в состоянии без помощи других скопировать что-либо в подпапки %appdata% только при наличии пошаговой аннотации. При всем этом в большинстве случаев он  спотыкается о тот факт, что стандартные опции операционной системы делают эту часть профиля невидимой в Проводнике Windows.
Метод 2. Шаблон с унифицированными стандартными блоками можно «пристегнуть» к установщику Office 2010. Кратко напомним, что программка установки Microsoft Office 2010, вместе с главным режимом, имеет режим конфигурирования. В этом режиме можно сформировать особый файл характеристик с расширением *.MSP. В числе остального, в таковой файл можно включить фактически любые собственные файлы. При всем этом указываются пути, по которым установщик должен расположить эти файлы. На рис. 10 показано, как, находясь в режиме конфигурирования, мы добавили в свой вариант установки файл Firma.dotx. О том, как попасть в таковой режим, как сформировать файл *.MSP и как использовать его для модификации установки, тщательно рассказывается в Office 2010 Resource Kit, который доступен и в британской, и в неполной российской версии. Много полезного на данную тему можно также почерпнуть в этой и этой публикациях OsZone.net. Хотя там описывается конфигурирование установки предшествующей версии Office, данные статьи можно использовать и при развертывании версии 2010.
Метод 3. Копирование шаблона по компьютерам юзеров можно выполнить централизовано и после установки – средствами доменного администрирования. Пожалуй, это лучший выбор. Конкретное рассмотрение решения этой задачки выходит за рамки этой статьи, подчеркнем только, что тонкости данного процесса не один раз дискуссировались на OsZone.net.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования
Прирастить набросок

Рис. 10. В режиме конфигурирования к установщику Microsoft Office можно добавить собственные файлы, указав места их расположения.

Критичный читатель наверное исследовал рис. 10 и направил внимание на путь, который предписан распространяемому шаблону – он отмечен красноватой стрелкой. Даже не зная правил подстановки переменных, которые употребляются конфигуратором установки Microsoft Office, просто додуматься: файл намечается копировать не в %appdata% текущего юзера, а в папку установки самого продукта. После подмены переменной [INSTALLLOCATION] на определенный путь, по которому установщик расположит Microsoft Office, мы, вероятнее всего, получим c:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14Document Parts104914.

Вправду, чтоб добавить шаблон со стандартными блоками всем юзерам компьютера, довольно один раз поместить его в обозначенную папку. Остальное программка сделает сама. При каждом запуске редактора содержимое папки %appdata%MicrosoftDocument Building Blocks сверяется с папкой Microsoft OfficeOffice14Document Parts. Если программка увидит меж ними несоответствия, недостающие файлы автоматом копируются в профиль. Эту особенность можно использовать как во 2-м, так и в 3-ем методе распространения блоков.

Не считая 3-х перечисленных вариантов развертывания стандартных блоков по рабочим местам юзеров, еще есть одно решение – поместить шаблон в сетевой папке и предписать программке внедрение этой папки в качестве группового источника стандартных блоков. Чтоб сделать это, необходимо в ветки реестра KEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0CommonGeneral сделать текстовый параметр  SharedDocumentParts и указать в нем путь к сетевой папке с общими стандартными блоками (рис. 11). Есть таковой параметр и в шаблоне групповой политики для развертывания Microsoft Office 2010. Правда, по нашим ощущениям, размещение стандартных блоков в сети осязаемо «тормозит» работу галерей. Распространение блоков по компьютерам юзеров представляется все-же более правильным подходом, хотя и поболее хлопотным.

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 2. Некие рецепты использования

Рис. 7. В реестр можно внести параметр, который укажет программке папку с групповыми файлами стандартных блоков.

В конце концов, зададимся вопросом, может быть ли защитить общефирменный шаблон от случайных конфигураций юзером? К примеру, потому что мы сделали это с текстом документа в прошлом разделе данной статьи. Как досадно бы это не звучало, опыты демонстрируют: защита от редактирования, которую в Microsoft Word можно установить на хоть какой файл либо шаблон с вкладки Разработчик, не распространяется на стандартные блоки. После включения защиты блоки можно безболезненно изменять и удалять. Пока я отыскал только один метод воспрепятствовать лишнему творчеству юзеров – присвоить шаблону с блоками атрибут Только для чтения. Естественно, такое решение неполноценно: в момент, когда юзер пробует поменять либо удалить какой-нибудь блок, он не получает никаких предостережений. Только позднее, при закрытии программки, дав утвердительный ответ на вопрос о необходимости сохранения конфигураций в стандартных блоках, юзер усвоит, что сохранение в прежний файл нереально. 

Заключение

Очевидно, мы разглядели далековато не все сценарии и тонкости использования стандартных блоков Microsoft Word. Но и произнесенного довольно, чтоб убедиться в наглядности и гибкости этого инструмента. Возлагаем надежды, эта публикация прирастит энтузиазм к данной функции у юзеров самого пользующегося популярностью в нашей стране редактора текста.

Статья размещена в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – действенное воплощение ваших идей».

Аналогичный товар: Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.